News

Donner des ateliers virtuels avec succès

Avec la pandémie de Corona, les réunions de travail et les ateliers se déroulent de plus en plus dans l'espace virtuel. Comment ces formats peuvent-ils être conçus de manière attrayante ?
14. mai 2020 - Barbara Hott et Anna Herb

Alors que la rencontre personnelle dans les ateliers en face à face crée une résonance parmi les participants et dans la matière traitée, l'espace virtuel réalise malheureusement souvent le contraire. Au lieu d'un zèle pour l'action et d'un esprit d'optimisme, l'ennui, la paralysie et le manque de concentration prévalent. Mais il n'est pas nécessaire que ce soit le cas. Les avantages de l'interaction personnelle d'une réunion de travail ou d'un atelier peuvent également être transférés à l'espace virtuel - si vous l'abordez de la bonne manière. Sept conseils :

 

1. Conditions préalables et préparatifs

Déterminer le cercle des participants - fixer l'ordre du jour - choisir l'outil interactif

Transférer les meilleures pratiques du monde réel à la situation en ligne : dans les réunions et les ateliers en ligne, il est d'autant plus important que participent exactement ceux (et seulement ceux) qui doivent et peuvent apporter quelque chose. Un ordre du jour concis, établi conjointement, donne une vue d'ensemble et permet aux participants de clarifier leur rôle et les préparatifs nécessaires.

Choisissez un outil qui permet aux participants de participer activement. Selon l'entreprise, il est possible que des MS Teams, Skype for Business, WebEx, Sharepoint ou des outils similaires soient déjà disponibles. Assurez-vous que tout le monde a accès à l'outil et que vous le connaissez bien. Essayez la technologie à fond à l'avance.

Il est important de choisir une plateforme que le modérateur connaît bien, qui fonctionne de manière fiable, qui protège les données des utilisateurs et qui permet certaines fonctionnalités telles que le chat, le tableau blanc et les présentations. Si nécessaire, cela peut également être réalisé en combinant plusieurs outils.

 

2. En tenant compte de la situation en ligne

Développer le niveau personnel - offrir une orientation - clarifier les questions d'organisation

Avant le début d'un atelier en face à face, les participants ont généralement le temps de boire une tasse de café ensemble, de se "renifler", de se familiariser avec la salle et l'équipement et ainsi de se mettre dans l'ambiance de ce qui va suivre. Les participants en ligne ont également besoin de ce temps, mais ils ne le prendront pas avant le début, car la plupart des gens trouvent désagréable de discuter dans un groupe inconnu avec un microphone ouvert.

Il faut donc tenir compte de la situation en ligne dès le départ. Arrivez dans la salle de réunion virtuelle dix minutes avant le début et saluez ceux qui vous rejoignent progressivement. Prenez le temps de clarifier ensemble quelques questions au début : Le même programme est-il ouvert à tous ? Sur quelle plate-forme travaillons-nous ? Quelle surface d'écran puis-je et dois-je voir ? Puis-je écrire moi-même sur le tableau blanc ? Comment le chat est-il utilisé ? Tout ce que vous clarifiez maintenant ne se mettra pas en place plus tard et vous emmenez vos participants avec vous immédiatement.

 

3. Motiver à participer

Encourager l'interaction - utiliser des images personnelles - inclure des questions d'échelle

Mettez l'accent sur l'interactivité dès le début. Commencez, par exemple, par une question qui clarifie les attentes des participants et à laquelle chacun répond à son tour. Évitez tout ce qui vous fatigue ! Au lieu de longues séries de présentations, par exemple, chacun peut montrer une photo de son propre lieu de travail. Les questions à échelle (par exemple : "Comment évalueriez-vous vos connaissances préalables sur notre sujet sur une échelle de un à dix ?") sont également bien adaptées. Même dans le cadre de séries plus importantes, ces questions peuvent être rapidement traitées et visualisées à l'aide d'un outil d'enquête tel que Skype.

Donnez aux participants la possibilité de donner leur avis non seulement au micro mais aussi à l'écran. Une courte séance de brainwriting sur le tableau blanc virtuel, par exemple, active et sert de base de discussion. En même temps, il donne aux participants la possibilité de se familiariser avec l'outil. Ici aussi, il est important de prévoir suffisamment de temps, car il peut s'écouler un certain temps avant que tout le monde soit orienté.

 

4. Éviter les distractions et la fatigue

Eteindre la distraction - faire des pauses - garder les phases de travail et les apports courts

Convenez de règles qui vous aideront à vous concentrer sur ce qui se passe en ligne : Fermez tous les programmes et fenêtres qui ne sont pas nécessaires, y compris Outlook, les programmes de médias sociaux, les navigateurs ou Skype. Proposez des pauses fréquentes, par exemple dix minutes par heure de manifestation. Cela permet aux participants de se lever un moment, d'ouvrir la fenêtre, de prendre un café ou de consulter leurs e-mails. Si les participants savent quand ils peuvent s'attendre à des pauses, ils pourront se concentrer davantage sur ce qui se passe en ligne.

Afin d'accroître la concentration des participants, procédez par phases de travail claires et pas trop longues. Aucune étape ne doit durer plus de 15 minutes. Donnez toujours des indications sur les points à l'ordre du jour et soyez très précis dans vos instructions de travail aux participants. Assurez-vous que chacun a bien compris ce qu'il est censé faire.

Soyez bref ! Un ou deux diagrammes sont bons, les présentations plus longues sont fatigantes. Préparez les participants qui doivent fournir eux-mêmes des contributions en conséquence. L'apport sous forme de courts métrages peut également attirer l'attention.

 

5. Assurer une bonne visualisation

Rendre les résultats visibles - Préparer l'image du panel - Préparer les éléments de conception

La clé de l'atelier en face-à-face est de rendre visible l'état des discussions et les résultats du travail. Il en va de même pour votre événement en ligne. Vous n'avez même pas besoin de changer les méthodes. Vous pouvez également "collecter des cartes" et marquer des points en ligne.

Planifiez la visualisation avant l'atelier afin d'avoir une idée de la "peinture sur panneau" qui sera créée à la fin. Cependant, tout ne peut pas être réalisé 1:1 en ligne. Pensez à la façon dont vous pouvez visualiser une carte mentale, par exemple, même si vous ne pouvez pas faire un dessin en ligne. Si nécessaire, préparez des éléments de conception prêts à l'emploi tels que des flèches ou des icônes qu'il vous suffit de faire glisser sur votre tableau blanc pour créer des diagrammes clairs ou des diagrammes de résultats.

 

6. Renforcer l'appréciation et le sentiment d'unité

Prendre des pauses café virtuelles - distribuer les rôles - s'adresser directement aux participants

Au cours d'un atelier de présence, un sentiment d'unité se développe généralement - notamment grâce aux pauses et aux repas pris ensemble - ce qui est essentiel pour le travail de contenu. Cette connexion peut également être favorisée en ligne. Par exemple, prenez une pause café virtuelle en petits groupes : tous les participants se lèvent, prennent un verre et retournent au travail. Pendant les dix minutes qui suivent, ils discutent simplement entre eux, comme ils le feraient autrement pendant la pause. Pour les groupes plus importants, vous pouvez insérer un petit jeu interactif, dans lequel chacun crie quelque chose, par exemple, et à la fin il y a une petite chute. Dans un groupe plus important, il y a suffisamment de participants pour se joindre à la discussion, plus les personnes inhibées peuvent simplement écouter et rire.

N'ayez pas peur de parler directement aux participants régulièrement et laissez leur suffisamment de temps pour qu'ils puissent rétablir le son et répondre. Attribuer certains rôles, tels que celui de preneur de notes ou de chronométreur, à des participants sélectionnés, qui peuvent changer à mi-chemin des ateliers plus longs. Concentrez-vous encore plus que dans les ateliers en face à face sur la participation régulière de chacun - si nécessaire avec l'aide d'un co-présentateur. C'est la seule façon de s'assurer que l'ensemble du groupe accepte les résultats des travaux comme étant les siens.

 

7. Trouver une bonne fin

Planifier le temps d'achèvement - enregistrer les résultats du travail - commencer par le début

Prévoyez suffisamment de temps pour résumer les résultats de votre travail à la fin et pour réfléchir à l'atelier en ligne. Revenez à votre question initiale, demandez à tout le monde si les attentes des participants ont été satisfaites, quelles questions sont encore ouvertes et notez les prochaines étapes. Et si vous envoyez ensuite les points les plus importants aux participants sous forme de "protocole photo", vous donnez à chacun la possibilité de se rappeler ce sur quoi il s'est mis d'accord. De cette façon, l'atelier se transforme en une œuvre d'art dont tout le monde peut être fier au final.

 

***

Anna Herb et Barbara Hott sont des consultants principaux chez Commha Consulting, une société de conseil en communication, changement et collaboration à Heidelberg. La société fournit des conseils et un soutien dans la conception, le design et la mise en œuvre de réunions et d'ateliers virtuels.


Webdesign by Multi Digital