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7 consigli per condurre con successo i workshop virtuali

Con la pandemia di Corona, gli incontri di lavoro e i workshop si svolgono sempre più spesso nello spazio virtuale. Come possono essere progettati questi formati in modo attraente?
11. maggio 2020 - Barbara Hott e Anna Herb

Mentre l'incontro personale nei workshop faccia a faccia crea risonanza tra i partecipanti e nella materia in questione, lo spazio virtuale purtroppo spesso ottiene il contrario. Al posto dell'entusiasmo per l'azione e dello spirito di ottimismo, prevalgono la noia, la paralisi e la mancanza di concentrazione. Ma non deve essere per forza così. I vantaggi dell'interazione personale di una riunione di lavoro o di un workshop possono essere trasferiti anche nello spazio virtuale - se ci si avvicina in modo corretto. Sette consigli:

 

1. Requisiti e preparativi

Determinare la cerchia dei partecipanti - impostare l'agenda - scegliere lo strumento interattivo

Trasferire le migliori pratiche dal mondo reale alla situazione online: negli incontri e nei workshop online è tanto più importante che partecipino esattamente coloro (e solo coloro) che devono e possono contribuire a qualcosa. Un'agenda concisa, concordata di comune accordo, fornisce una visione d'insieme e fornisce ai partecipanti chiarezza sui loro ruoli e sui preparativi necessari.

Scegliete uno strumento che consenta ai partecipanti di partecipare attivamente. A seconda dell'azienda, possono essere già disponibili MS Teams, Skype for Business, WebEx, Sharepoint o strumenti simili. Assicuratevi che tutti abbiano accesso allo strumento e che voi stessi lo conosciate bene. Provate la tecnologia in anticipo.

È importante scegliere una piattaforma che il moderatore conosca, che funzioni in modo affidabile, che protegga i dati degli utenti e che permetta alcune funzionalità come la chat, la lavagna e le presentazioni. Se necessario, questo può essere ottenuto anche combinando diversi strumenti.

 

2. Tenendo conto della situazione online

Costruire il livello personale - offrire orientamento - chiarire le questioni organizzative

Prima dell'inizio di un workshop faccia a faccia, i partecipanti hanno di solito il tempo di bere una tazza di caffè insieme, di "annusarsi" a vicenda, di familiarizzare con la stanza e le attrezzature e quindi di entrare nell'atmosfera di ciò che verrà. Anche i partecipanti online hanno bisogno di questo tempo, ma non lo prenderanno prima dell'inizio, perché la maggior parte delle persone trova sgradevoli le chiacchiere in un gruppo sconosciuto con un microfono aperto.

Quindi tenete conto della situazione online fin dall'inizio. Arrivate nella sala riunioni virtuale dieci minuti prima dell'inizio e salutate coloro che vi raggiungeranno gradualmente. Prendetevi il tempo di chiarire insieme alcune domande all'inizio: Lo stesso programma è aperto a tutti? Su quale piattaforma stiamo lavorando? Quale superficie dello schermo posso e devo vedere? Posso scrivere io stesso sulla lavagna? Come si usa la chat? Tutto ciò che chiarite ora non vi sarà chiarito più tardi e porterete subito con voi i partecipanti.

 

3. Motivarli a partecipare

Incoraggiare l'interazione - usare immagini personali - includere domande di scala

Concentrarsi sull'interattività fin dall'inizio. Iniziate, per esempio, con una domanda che chiarisca le aspettative dei partecipanti e che ognuno risponda a sua volta. Evitate tutto ciò che vi stanca! Invece di lunghe serie di presentazioni, per esempio, ognuno può mostrare una foto del proprio posto di lavoro. Anche le domande in scala (ad esempio: "Come giudichereste la vostra precedente conoscenza del nostro argomento su una scala da uno a dieci? Anche in turni più ampi, tali domande possono essere rapidamente elaborate e visualizzate utilizzando uno strumento di sondaggio come Skype.

Dare ai partecipanti la possibilità di dare il loro input non solo al microfono ma anche sullo schermo. Una breve sessione di brainwriting sulla lavagna virtuale, ad esempio, attiva e serve come base di discussione. Allo stesso tempo, offre ai partecipanti l'opportunità di acquisire maggiore familiarità con lo strumento. Anche in questo caso è importante pianificare il tempo necessario, perché può passare un po' di tempo prima che tutti si orientino.

 

4. Evitare distrazioni e fatica

Disattivare la distrazione - fare delle pause - mantenere brevi le fasi di lavoro e gli input

Concordate regole che vi aiutino a concentrarvi su ciò che accade online: Chiudere tutti i programmi e le finestre che non sono necessari, compresi Outlook, i programmi dei social media, i browser o Skype. Offrire pause frequenti, ad esempio dieci minuti per ogni ora di evento. Questo permette ai partecipanti di alzarsi un attimo, aprire la finestra, prendere un caffè o dare un'occhiata alle loro e-mail. Se i partecipanti sanno quando aspettarsi delle pause, potranno concentrarsi maggiormente su ciò che accade online.

Per aumentare la concentrazione dei partecipanti, procedere in fasi di lavoro chiare e non troppo lunghe. Nessun passo deve durare più di 15 minuti. Date sempre un orientamento su dove sono all'ordine del giorno e siate molto precisi nelle vostre istruzioni di lavoro ai partecipanti. Assicuratevi che tutti abbiano capito cosa devono fare.

Mantenere l'input breve! Uno o due diagrammi sono buoni, le presentazioni più lunghe sono faticose. Preparare i partecipanti che devono fornire il proprio contributo di conseguenza. Anche l'input sotto forma di cortometraggi può riportare l'attenzione.

 

5. Garantire una buona visualizzazione

Rendere visibili i risultati - Preparare l'immagine del pannello - Preparare gli elementi di progettazione

La chiave del workshop faccia a faccia è rendere visibile lo stato della discussione e i risultati del lavoro. Lo stesso vale per il vostro evento online. Non c'è nemmeno bisogno di cambiare i metodi. È possibile anche "raccogliere le carte" e segnare punti online.

Pianificate la visualizzazione prima del workshop in modo da avere un'idea della "pittura su pannello" che verrà creata alla fine. Tuttavia, non tutto può essere realizzato 1:1 online. Pensate a come si può visualizzare una mappa mentale, ad esempio, anche se non si può fare un disegno online. Se necessario, preparate elementi di design già pronti, come frecce o icone, che dovrete solo trascinare sulla vostra lavagna bianca per creare diagrammi chiari o diagrammi di risultato.

 

6. Rafforzare l'apprezzamento e il senso di unità

Prendere pause caffè virtuali - distribuire ruoli - rivolgersi direttamente ai partecipanti

Nel corso di un workshop di presenza, di solito si sviluppa un senso di unione - anche attraverso le pause e i pasti insieme - che è essenziale per il lavoro sui contenuti. Questo collegamento può essere promosso anche online. Per esempio, fate una pausa caffè virtuale in gruppi più piccoli: tutti i partecipanti si alzano, prendono un drink e tornano al lavoro. Per i dieci minuti successivi, chiacchierano semplicemente tra di loro, come farebbero durante la pausa. Per i gruppi più grandi, è possibile inserire un piccolo gioco interattivo, in cui tutti gridano qualcosa, per esempio, e alla fine c'è una piccola battuta finale. In un gruppo più numeroso ci sono abbastanza partecipanti per partecipare, i più inibiti possono semplicemente ascoltare e ridere.

Non abbiate paura di parlare direttamente ai partecipanti con regolarità e lasciate loro abbastanza tempo per riattivare il microfono e rispondere. Assegnare determinati ruoli, come quello di minute taker o timekeeper, ai partecipanti selezionati, che possono cambiare a metà dei workshop più lunghi. Concentrarsi ancora di più che in workshop faccia a faccia sul coinvolgimento regolare di tutti - se necessario con l'aiuto di un copresentatore. Questo è l'unico modo per garantire che l'intero gruppo accetti i risultati del lavoro come propri.

 

7. Trovare una buona fine

Pianificare i tempi di completamento - salvare i risultati del lavoro - iniziare dall'inizio

Lasciate abbastanza tempo per riassumere i risultati del vostro lavoro alla fine e per riflettere sul workshop online. Tornate alla vostra domanda iniziale, chiedete a tutti se le aspettative dei partecipanti sono state soddisfatte, quali domande sono ancora aperte e registrate i passi successivi. E se in seguito si inviano i punti più importanti ai partecipanti come "protocollo fotografico", si dà a tutti la possibilità di ricordare ciò che hanno concordato. In questo modo, il laboratorio si trasforma in un'opera d'arte di cui tutti possono essere orgogliosi alla fine.

 

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Anna Herb e Barbara Hott sono Consulenti Senior di Commha Consulting, una società di consulenza per la comunicazione, il cambiamento e la collaborazione a Heidelberg. L'azienda fornisce consulenza e supporto nell'ideazione, progettazione e realizzazione di incontri virtuali e workshop.


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