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Arbeitswelten flexibel gestalten

Mobile Lösungen und der gezielte Einsatz externer Dienstleistungen können in der neue Arbeitswelt einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit leisten – etwa auf den Gebieten der Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft.
18. Februar 2020

Wo immer mehr Gleitzeitarbeitsplätze, Home-Offices und Crowdworking Einzug halten, wo private und geschäftliche Aktivitäten auch auf technologischer Ebene immer mehr verschmelzen – etwa durch die Mehrfachnutzung von Smartphone und Tablet – gilt es, das veränderte „Miteinander“ in der Arbeitswelt auch in der Personalplanung, im Workforce-Management und somit in der Unternehmenskultur zu gestalten. Mobile Lösungen und der gezielte Einsatz externer Dienstleistungen können dabei einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit leisten – etwa auf den Gebieten der Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft. Ein Gespräch mit Bernhard Sommer, Geschäftsführer der Interflex Datensysteme GmbH, zeigt Perspektiven auf.  

 

Wie ist es heute möglich, die individuelle Zeitplanung von Mitarbeitern auf produktive Weise mit den Projektzielen von Abteilungen und Teams zu koordinieren?

Bernhard Sommer: Flexible neue Arbeitsmodelle und Abrechnungsformen erlauben es heute vielen Mitarbeitern und Freiberuflern, ihr Arbeitsleben gezielt mit privaten und familiären Interessen abzustimmen. Gefragt ist ein Personalmanagement, das dezentrales und zeitversetztes Arbeiten optimal organisiert. Beispielsweise über ein Workforce Management-System mit direkter Anbindung an ein hochflexibles Zeiterfassungssystem. Solche Lösungen führen wir bei Interflex erfolgreich in unserem Portfolio. Damit lassen sich Arbeitszeiten so planen, dass gemeinsame Anwesenheiten und real life Begegnungen weiterhin stattfinden. Ein ausgewogenes Workforce Management kann Teams so organisieren, dass Flexibilität für den Einzelnen sich mit projektspezifisch sinnvollen Kernzeiten verbinden lässt. Innerhalb desselben Systems ist es möglich, Zeitkonten mit verschiedensten Arbeitszeitmodellen zu führen. Nützlich für die effiziente Planung und Kostentransparenz: Die Arbeitszeiten lassen sich mittels Software gezielt bestimmten Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen.

 

Wie sieht es mit der örtlichen Flexibilität aus – auf Geschäftsreisen, Kundenterminen oder im Homeoffice. Mit den neuen Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs ist eine Erfassung der Arbeitszeiten ja künftig für alle Arbeitnehmer verbindlich.

Bernhard Sommer: Für die optimale Koordination von Mitarbeitern auch an Einsatzorten außerhalb des Firmengeländes erlauben die Lösungen von Interflex eine mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. Unternehmen, die an vielen Standorten oder auch auf verschiedenen Kontinenten vertreten sind, können ihr Zutrittssystem in das Workforce-Management integrieren. Mobile Funktionen wie der Zutritt mit dem Smartphone und dezentrale Zeitbuchungen über Tablet oder Smartphone sorgen dabei für zeitgemässe Flexibilität. Für die Personalplanung erlaubt das Workforce Management System eine statistische Aufbereitung von Urlaubs- und Fehlzeiten sowie zahlreiche weitere Funktionen.

 

Wie kann die  Flexibilität im Tagesgeschäft weiter erhöht werden?

Bernhard Sommer: Genau für diesen Zweck haben wir ein zukunftsweisendes Geschäftsmodell eingeführt, genannt „Interflex Managed Services“. Damit bieten wir unseren Kunden das Hosting von Zeiterfassungssystemen, vergleichbar einer Cloud-Lösung, an. Auf Wunsch und bislang in dieser Kombination einzigartig, übernimmt Interflex auch die Administration des Systems. Der Vorteil liegt auf der Hand: Unternehmen mit Interflex Managed Services profitieren von einer zusätzlichen zeitlichen und personellen Entlastung. Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Personalabteilung nutzen die Funktionen des Zeiterfassungssystems wie gewohnt. Etwa um Urlaubsanträge zu stellen oder zu genehmigen. Die fachliche Betreuung der Systemsoftware sowie der Infrastruktur, die über die funktionale Anwendung hinausgeht, erfolgt vollständig durch Interflex.

Die eigenen Mitarbeiter können sich konsequent auf ihre Primärziele fokussieren und erhöhen so die Effizienz ihrer Arbeit. Zeitintensive Zusatzaufgaben wie die Pflege von Serverkapazität, Systemverfügbarkeit und die Aneignung von Know-how für die Betreuung gehören damit der Vergangenheit an. Stetige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich auf ein Minimum reduzieren. Das System wird fortlaufend von Spezialisten betreut. Interflex Managed Services sichert die kontinuierliche Verfügbarkeit und Administration des Systems. Ausfälle bei Krankheit, Urlaub sowie bei personellen Engpässen bei den Systembetreuern stellen somit kein Risiko mehr für das Unternehmen dar.

 

Zu welchen Tageszeiten ist dieser Service verfügbar?

Bernhard Sommer: Bei der Lösung Interflex Managed Services ist eine 24/7-Systemverfügbarkeit gewährleistet. Angesiedelt in Datenzentren nach Tier-III-Klassifizierungen, die auch Zertifizierungen nach ISO/IEC 27.001 und ISO 9001 vorweisen können, basiert das Angebot auf einer hoch professionellen Plattform. Diese hält durch ein systemgestütztes Loadbalancing und eine Überwachung rund um die Uhr die optimalen IT-Ressourcen bereit.

 

Wie sicher sind die übermittelten Daten in der Cloud?

Bernhard Sommer: Wir sichern sämtliche Mitarbeiterdaten auf der Basis eines Mehrzonenkonzepts und nach den Regeln der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Alle Systeme sind stets auf die neuesten Software-Versionen eingestellt. Durch kurze Wege zwischen dem Betreiberpersonal und der Entwicklung im Hause Interflex profitieren die Kunden von Interflex Managed Services von optimal koordiniertem Know-how aus einer Hand. Sollten dennoch Störungen auftreten, greift unmittelbar ein Deeskalationsmanagement ein und beseitigt diese in vordefinierten Selektionsprozessen.

 

 

Interflex Datensysteme GmbH

Interflex Datensysteme GmbH mit Hauptsitz im süddeutschen Stuttgart ist spezialisiert auf maßgeschneiderte Hard- und Softwarelösungen für moderne Zutrittskonzepte, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft. Das Angebot umfasst ganzheitliche Lösungen für das Workforce Management mit Zeiterfassung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung sowie innovative Sicherheitslösungen für Zutrittskontrolle mit Videoüberwachung, Sicherheitsleitstellen und Besucherverwaltung. Mehrere Tausend Systeminstallationen, über die täglich rund 4,5 Millionen Beschäftigte administriert werden, zeichnen Interflex als einen international führenden Anbieter aus. Interflex Datensysteme GmbH ist in Deutschland flächendeckend an 13 Standorten vertreten und betreibt Niederlassungen in Österreich, Belgien, den Niederlanden und der Schweiz. Gegründet 1976 vom Erfinder des Gleitzeitmodells Willi Haller, gehört das Unternehmen seit 2013 zur internationalen Unternehmensgruppe Allegion. Weitere Informationen unter www.interflex.de


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