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Digitales Bewerbungsmanagement

Wie sich Recruiting mit einer Software einfach abbilden und steuern lässt.
08. Juni 2020 - PD/MIG

Bewerbungsprozesse und Personalbeschaffung kosten Unternehmen Geld und werden gerade in Zeiten des Fachkräftemangels immer komplexer. Das gilt auch für die Zeit nach der Corona-Krise. Wachsende Bedeutung beim Recruiting kommt dem Internet zu – sowohl beim Finden von geeigneten Bewerbern als auch im Bewerbungsprozess selbst. Ein E-Recruiting-Tool trägt dieser Entwicklung Rechnung. Es digitalisiert die Abläufe, vereinfacht die Verwaltung und unterstützt bei der Optimierung des gesamten Recruiting-Prozesses.

Die Corona-Krise hat das Recruiting zunächst durcheinandergebracht. Eine Blitzumfrage des Heidelberger Institutes for Competitive Recruiting (ICR) stellte fest, dass die Bewerbungseingänge in Unternehmen um knapp 50 Prozent zurückgingen. Anderen Quellen zufolge reduzierten sich auch ausgeschriebene Vakanzen um bis zu 40 Prozent. Online-Befragungen des Stellenportals StepStone dagegen zeigen allerdings, dass etwa die Hälfte der Befragten sogar noch stärker nach einer neuen Stelle Ausschau hält und Bewerber insgesamt flexibler reagieren, indem sie sich auch über Branchen hinweg orientierten. Mit den Lockerungen der Massnahmen werden auch wieder mehr Menschen auf Jobsuche gehen – und der Bedarf ist ungebrochen, in manchen Branchen sogar erhöht. Laut ICR suchen zum Beispiel gerade Informationstechnologie, Beratung oder Medizin nach neuem Personal. Aber auch Logistik und der öffentliche Sektor haben offene Stellen.

Egal, ob vor oder nach Corona: Bewerbungsverfahren sind aufwändig und kosten Unternehmen aller Grösse Zeit und Ressourcen. Immer mehr Betriebe und Behörden suchen deswegen Tools, um das Bewerbermanagement abbilden zu können und ihre HR-Abteilungen zu digitalisieren.

 

Digitalisierung: Was ein Recruiting-Tool können muss

Moderne Bewerbermanagement- bzw. E-Recruiting Software deckt ein weites Feld ab. Sie digitalisiert alle Prozesse der Bewerbung, bildet sie ab und steuert sie. Idealerweise wird es von weiteren Tools wie Human Resources und Talent Management zu einer ganzheitlichen HR-Software-Suite ergänzt.

Ein E-Recruitment-Tool ermöglicht es zunächst, die Zielgruppe der Bewerber leichter zu erreichen. Es fungiert als Schnittstelle zu Stellenbörsen und kann durch die Funktion des Multipostings Anzeigen in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Medien – Print und Web – schalten. Zielgerichtetes Recruitment online und mobile steht heute im Fokus und muss gut gemacht sein. Gerade online gilt: Der erste Eindruck zählt und der potenzielle Bewerber klickt in Sekundenschnelle weg, wenn er nicht überzeugt wurde.

Viele HR-Professionals haben noch wenig Erfahrung, wie wichtig SEO auch für Stellenanzeigen ist. Wer auf Jobsuche ist, nutzt die Keywordsuche bei Google – am Ende geht es also um Reichweite. Der Service „Google for Jobs“ hat das Potenzial, für eine Disruption im Online-Stellenmarkt zu sorgen: Er sammelt Job-Angebote verschiedener Websites auf einer Oberfläche und rückt die Suchmaschinenoptimierung für Stellenanzeigen in den Vordergrund – Karriereportale könnten an Bedeutung und Sichtbarkeit einbüssen.

E-Recruitment-Tools können durch standardisierte Kriterien auch die Vorauswahl geeigneter Bewerber übernehmen und teilweise sogar die schriftliche Kommunikation ausführen sowie die Termin- und Kontaktverwaltung verantworten. Die Software standardisiert Prozesse, führt Routineaufgaben aus und übernimmt die komplette Verarbeitung der Bewerberdaten. Dabei wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSVGO) berücksichtigt.

 

Leichtes Onboarding und Aufbau eines digitalen Talent-Pools

Ein E-Recruitingtool erleichtert auch den Einstieg neuer Mitarbeitender durch einen strukturierten Onboarding-Prozess. Informationen können über ein Portal bereitgestellt werden und konkrete Workflows legen fest, was wann von wem bereitgestellt oder erledigt werden muss. Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass nichts vergessen wurde und es keine Lücken in der Kommunikation gibt. Auch Templates für Mitarbeitergespräche und eine systematische Ergebnisdokumentation können Hilfestellung beim Onboarding leisten. Gamification-Elemente gestalten die Einbindung positiv und machen Spass.

Über eine Schnittstelle wird ein zeitgemässes E-Recruitingtool – wenn es nicht ein integriertes System einer Komplettanbieters ist –­ an die digitale Infrastruktur des Unternehmens angeschlossen. So lässt sich direkt aus der Software eine digitale Personalakte erstellen, die der Personaladministration und -entwicklung dienen kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt im E-Recruitment ist der Aufbau eines digitalen Talentpools in den Firmen, der nicht nur der unmittelbaren Personalbeschaffung dient, sondern eine Komponente der strategischen Personalplanung ist.

Gerade bei der Personalbeschaffung sind Video-Funktionen ein smartes Feature. Sie können sowohl bei der Vor- als auch der Endauswahl der Bewerber unterstützen. Vor allem zeitversetzte Videos, die der Bewerber anhand von Kriterien eigenständig aufnimmt, helfen, den Recruitment-Prozess zu verschlanken und fairer zu gestalten – und bieten eine gute Candidate Experience. Die Recruiting Software von rexx systems liefert zum Beispiel eine Schnittstelle zu Video-Tools von cammio, viasto oder talentcube.

Zeitgemässe Software schliesst ausserdem analytische Funktionen ein und nutzt die zur Verfügung stehende Datenlage: Woher kommen die Besucher einer Stellenausschreibung oder der eigenen Karrierewebseite? Gibt es einen regionalen Fokus? Wie hoch ist die Abbruchrate für ein bestimmtes Inserat? Die Ergebnisse dieser Analysen helfen, den gesamten Recruitingprozess zu optimieren.

 

Online-Recruitment wird immer wichtiger

Der Trend zur Digitalisierung in HR zeigt sich in der wachsenden Bedeutung des Online-Recruitments durch digitale Stellenbörsen oder auf den Websites der Unternehmen. Potenzielle Mitarbeiter suchen vor allem im Internet nach einer neuen Stelle.

Auch Mobile- und Social-Media-Recruiting sind in grösseren Unternehmen auf dem Vormarsch: Bei Top-Arbeitgebern belegen die sozialen Netzwerke nach Online-Stellenbörsen und der Firmenwebseite inzwischen den dritten Platz als Recruiting-Medium. Das Active Sourcing geht sogar noch weiter: Für diese Direktansprache geeigneter Kandidaten wird ebenfalls das Internet genutzt. Print-Stellenanzeigen dagegen spielen als Medium und als Erfolgsfaktor für die Personalbeschaffung nur noch in 40 bzw. 30 Prozent der Unternehmen eine Rolle.

Die meisten interessanten Bewerber erreichen Unternehmen heute also überwiegend oder sogar ausschliesslich online. Hinzu kommt, dass Bewerber, die Erfahrung mit Online-Recruitment haben, häufig über einen höheren Bildungsabschluss, ausgeprägte Web-Affinität und Kompetenz im Umgang mit Digitaltechnologien verfügen. Gerade die jungen Kräfte der Generation Y und Z lassen sich mit einem digitalen Bewerber- und Talentmanagement leichter überzeugen.

 

E-Recruitment-Tools sparen Zeit und Kosten

Digitales Bewerbermanagement spart nicht nur Zeit und Kosten bei der Personalauswahl. Gleichzeitig trägt es zu einer positiven Candidate Experience und damit einem guten Employer Branding bei. Bewerber, die sich durch komplizierte Bewerbungsprozesse quälen müssen, brechen den Vorgang schnell wieder ab.

 

Fazit

E-Recruitment ist die Basis für ein modernes, zeitgemässes Bewerbermanagement und schlanke Prozesse von der Schaltung der Stellenanzeige über das Bewerbermanagement bis zum Onboarding des neuen Mitarbeiters. Die Jobsuche verlagert sich immer stärker ins Internet – ein digitales Bewerbermanagement trägt dem Rechnung.


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