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HR-Tech: Software anwenden leicht gemacht

Auf «digitale Akzeptanz» der Mitarbeitenden ist jedes Unternehmen angewiesen, das neue Software einführt. Digital Adoption gilt als Lösungsansatz für schnelles Lernen – ohne Schulung.
23. Juli 2020 Michaela Geiger

Corona-bedingt wurden in den vergangenen Monaten in Unternehmen viele neue Applikationen ausgerollt, die das Arbeiten im Home Office ermöglichen sollen. Doch wer unterstützt die Mitarbeitenden, sich mit Microsoft Sharepoint, Teams, Zoom, Slack und co. zurechtzufinden?

Oft werden digitale Tools den Mitarbeitern grosszügig zur Verfügung gestellt. Ziel ist es meist, den Anwendern die Arbeit zu erleichtern, Prozesse zu verbessern und mehr Effizienz zu erreichen. Doch kann die Einführung neuer Software bei Mitarbeitenden auch Stress erzeugen, vor allem wenn es um Tools und Prozesse geht, die sie nur selten anwenden. Viele Anwender fühlen sich unzureichend vorbereitet auf neue Arbeitsweisen, sind überfordert von vielen Updates und wissen im Fall eines Problems nicht, sich selbst zu helfen.

Die Coronakrise hat allerdings nicht nur den Trend zum digitalen Arbeitsplatz beschleunigt, sondern führt auch zu einem enormen Spardruck. Kaum ein Unternehmen kann sich zeitaufwändige e-Learnings leisten; Handbücher sind veraltet und Schulungen im Klassenraum fallen aufgrund der Distanzregelungen weg. So werden zahlreiche Tools den Mitarbeitenden ohne saubere Anwenderschulung quasi hingeworfen. Das birgt nicht nur grosses Frustpotenzial, sondern bringt auch Sicherheitsrisiken mit sich – zum Beispiel bezüglich Datensicherheit.

Mit Digital Adoption-Lösungen, die Menschen in der Anwendung einer neuen Software individuell dort unterstützen, wo sie im Arbeitsprozess nicht weiterkommen, könnte eine Kultur des gegenseitigen Lernens gefördert werden. Der Clou: Tipps und Tricks in der Kollaboration mit Software und KI-Anwendungen kommen nicht vom Software-Produzenten und auch nicht aus der IT, sondern von anderen Nutzern – also auf Augenhöhe. Das könnte die Bereitschaft zum Change deutlich erhöhen.

Entsprechende Services zu Digital Adoption bietet neben walkme.com (San Francisco) und tts performance suite (Heidelberg) auch das Schweizer Startup gravity.global (Zürich). Die neu entwickelten Tools dieser Firmen ermöglichen es, für jede Webseite oder jede Ansicht in einer Applikation Bedienhinweise (inklusive Kurzvideos oder Kurzsimulationen) für die Nutzer einzublenden. «Keine Schulung ist so effizient wie der direkte Einstieg in die praktische Anwendung», sagt Lukas Stricker, CEO von Gravity. Lösungen für Performance Support sollen dazu beitragen, den Aufwand für Anwendungstrainings zu reduzieren. Zu Digital Adoption Platforms (DAP) werden sie, indem weitere Leistungsmerkmale wie etwa das Monitoring der Nutzung verschiedenster IT-Applikationen hinzukommen.

 

Produktiv arbeiten mit verschiedensten Software-Lösungen

Auch die Forschung beschäftigt sich mit der als Digital Adoption bekannten Lernform, so zum Beispiel das Swiss Competence Center for Innovation in Learning der Universität St. Gallen. In einem Online-Beitrag zu «Digital Adoption Platforms für Training, Guidance & Support» weist scil-Geschäftsführer Christoph Meier auf einen Artikel im walkme-Blog hin, in dem Greisy Flores, Senior Product Manager bei Nestle, den Einsatz einer Digital Adoption Platform erläutert.

Greisy Flores verweist demnach auf drei Trends als Auslöser für den Einsatz einer solchen DAP-Lösung bei Nestlé:

  • Der Einsatz von KI-basierten Werkzeugen und Lösungen wird in den nächsten Jahren die Rollen und Aufgaben von sehr vielen Beschäftigten bei Nestlé verändern. Die Mitarbeitenden müssen lernen, mit diesen neuen Werkzeugen zu arbeiten – wie zuvor mit dem Personal Computer oder dem Smartphone.

  • Die Entwicklungen im Markt für Software sind sehr dynamisch. Für jede Aufgabe wird es spezifische Software-Löungen geben und diese werden zunehmend leistungsfähiger und kostengünstiger.

  • Alle Beschäftigten müssen in der Lage sein, schnell mit verschiedensten Software-Lösungen produktiv zu arbeiten.

 

Grosses Potenzial für den Einsatz in KMU

Für Digital Adoption Plattformen wird ein grosses Potenzial insbesondere auch im Schweizer Mittelstand gesehen. Statistiken zur «Learning & Development»-Branche in Amerika zeigen (1), dass Firmen im Durchschnitt rund 1‘300 US-Dollar pro Mitarbeitender pro Jahr ausgeben, wobei diese rund 40 Stunden jährlich mit betriebsbezogenen Trainings verbringen. Übertragen auf die rund 4.5 Mio. Arbeitsplätze in der Schweiz ergibt dies ein Marktvolumen über 5 Milliarden Schweizer Franken. Das birgt die Einsparpotenziale innovativer Lösungen, nicht nur bezüglich der direkten Ausgaben der Firmen für Lernangebote, sondern insbesondere auch in Form von Zeitersparnissen der Mitarbeitenden.

(1) Quellen: 2018 State of the Industry, Association of Talent Development (atd); 2018 Industry Report, Trainingmag.com; mmb Branchenmonitor 2019

 


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