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HRM: Verwaltungen sollen sanft revolutioniert werden

Der Kampf um Arbeitskräfte hat längst begonnen. Wenn die Babyboomer-Generation in den kommenden Jahren aus dem Arbeitsleben austritt, droht an vielen Stellen ein Personalnotstand. Wie geben Personalleiter im Öffentlichen Dienst Gegensteuer?
06. Dezember 2019 - Christian Hilzinger, Freier Journalist BR

Die Arbeitslosenquote sinkt seit Januar 2019. Seit Monaten verharrt die Arbeitslosenquote bei 2,1 Prozent; so wenige Erwachsene sind arbeitslos wie seit zehn Jahren nicht mehr. In den nächsten fünf bis zehn Jahren kommen die geburtenstarken Jahrgänge (1960-1965) ins Pensionsalter. Für deren Stellen hat es zu wenige Arbeitskräfte, die sie ersetzen können. Einige Personalabteilungen der staatlichen Verwaltungen machen sich Gedanken, wie sie die frei werdenden Stellen besetzen können. Um neue Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten, wollen sie die Amtsstuben kräftig umkrempeln – mit neuen Ideenansätzen.

«Vor zehn Jahren war die Demographie noch gar kein Thema», sagt Andrea Wiedemann, Leiterin der Zentralen Personaldienste ZPD, die in Basel-Stadt die Personalabteilungen der verschiedenen Departemente koordiniert und deren Strategie festlegt (11‘000 Staatsangestellte). Inzwischen wird deutlich: In den Schweizer Verwaltungen ist die Hälfte der Angestellten über 45 Jahre alt. Und die geburtenstarken Jahrgänge – also die die heute 54- bis 59jährigen – erreichen in den nächsten fünf bis zehn Jahren das Pensionsalter. Die nachfolgenden, so genannten geburtsschwachen Generationen werden diese Lücke nicht füllen.

 

Rechtzeitig handeln, um Lücken zu vermeiden

Gemäss Studie von PwC zum «Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst» mit Einschätzung zur Situation in der Schweiz durch Prof. Dr. Antoinette Weibel, Professorin für Personalmanagement an der Universität St. Gallen wird der Fachkräftemangel im öffentlichlichen Sektor bis 2030 im Vergleich zu anderen Sektoren am deutlichsten ausfallen. Allein Deutschland beziffert die entstehende Lücke auf über 800.000 fehlenden Fachkräfte. Fazit der Studienautoren: «Soll die Funktionsfähigkeit öffentlicher Leistungen langfristig gewährleistet werden und Kostenexplosionen, die aus Notmassnahmen entstehen, vermieden werden, muss sich die öffentliche Hand rechtzeitig und systematisch auf diese Entwicklung einstellen.»

Die Altersstruktur macht den Personalverantwortlichen auch in Schweizer Organisationen zu schaffen: Im Kanton Basel-Stadt, die Kantons- und Stadtverwaltungen vereint, werden nach Schätzungen bis in zehn Jahren etwa ein Drittel der Kaderpersonen und der Führungsfachkräfte wegfallen. Das sind fast 600 top-qualifizierte Staatsangestellte, die bald in Pension gehen. Auch die Stadtverwaltung von Bern rechnet, dass ein Drittel ihrer Topleute in wenigen Jahren in Pension geht, und sie über 200 Kaderleute ersetzen muss. Schon heute ist die Personalsuche im öffentlichen Dienst kein Schoggi-Job: «Wir haben eine Stelle ausgeschrieben und nur eine einzige Person gefunden, die unsere Bedingungen erfüllt», klagt ein Abteilungsleiter der Verwaltung des Kantons Baselland, der anonym bleiben will. «Wir haben keine Wahl. Wir sind nun gezwungen, diese Person anzustellen.»

Der klassische Verwaltungsbeamte macht nur einen kleinen Teil des Staatspersonals aus. Über 100 verschiedene Berufe sind beim öffentlichen Dienst im Einsatz: Polizist/innen, Feuerwehrleute, Lehrer/innen, oder die Stadtreinigung und Kehrichtabfuhr, um nur einige Berufe zu nennen. Dazu kommen Berufe in Spitälern und Universitäten. Seit Jahren kennt man die Klagen über den Fachkräftemangel. Bislang redete man nur von hochspezialisierten Berufen. Nun trifft es sämtliche Branchen: Es fehlt Personal bei Coiffeuren, Spediteuren, Handwerkern.

 

Vakante Positionen sind immer schwieriger zu besetzen

Roland Nydegger, Leiter des Personalamts der Stadt Bern mit rund 3‘100 Mitarbeitende im öffentlich-rechtlichen Bereich, ist mit Blick auf die zunehmend schwierige Besetzung von vakanten Positionen überzeugt: «Wir stehen vor einer grossen Herausforderung.» Er setzt sich schon länger mit dem Thema auseinander, wie die Personallücke gefüllt werden kann. In einer 45-minütigen Powerpoint-Präsentation erklärt er gegenüber HR Swiss, wie die Stadtverwaltung auf die zunehmend angespannte Arbeitsmarktlage reagieren will. Dabei setzt er auch auf neue Erkenntnisse aus Psychologie und Medizin. So will er die Zahl der krankheitsbedingten Absenzen senken, respektive die Produktivität mit den bestehenden Kräften steigern. Damit könnte die Stadt mehrere Millionen Franken einsparen, und einen Teil davon für die Gesundheits-Prävention einsetzen. Es entstehe dadurch ein selbstverstärkender Prozess.

Für die Mitarbeitenden werden in Bern sukkzessive Anreize geschaffen, die das Arbeitsumfeld verbessern: «Es kommt es darauf an, wie wir die Angestellten mit zusätzlichen Flexibilisierungen zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit noch zufriedener machen können», so Roland Nydegger. Der Lohn sei für die jüngere Generationen nicht unbedingt entscheidend, so seine Einschätzung, sondern das Arbeitsumfeld. In Umfragen zeigt sich: Die Stadtangestellten in Bern sind sehr zufrieden. Nydegger: «Das ist unser Pluspunkt. Darauf bauen wir auf.»

 

Gute Arbeitsbedingungen überzeugen

Dass die Qualität eines Jobs nicht nur an der Lohnhöhe gemessen wird, ist dem Leiter des Personalamts wichtig. Denn die Löhne der Staatsangestellten in der Stadt Bern bei 200‘000 Franken begrenzt. So musste kürzlich ein Ingenieur zunächst leer schlucken, als er von der Privatwirtschaft in die Verwaltung wechseln wollte, wie Nydegger erzählt. Der Ingenieur musste mit dem Stellenwechsel eine Lohneinbusse von mehreren 10'000 Franken hinnehmen. Dennoch wechselte der Ingenieur zur Verwaltung und blieb. Nydegger zählt die Gründe auf: Es seien die 40-Stundenwoche, der lange Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit von unbezahlten Urlaubsbezügen, mobiles Arbeiten, das Arbeitsklima und das tiefe Pensionsalter, die den Ingenieur schliesslich überzeugten. Vorteil für Beschäftigte: In der Stadt Bern liegt das Pensionsalter für alle Stadtangestellten schon bei 63 Jahren.

«In unsicheren Zeiten auf dem Arbeitsmarkt bietet die Verwaltung ein sicheres Umfeld», sagt Andrea Wiedemann. Die Leiterin der basel-städter ZPD ist optimistisch, den Personalabfluss der Babyboomer zu ersetzen. Familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Teilzeitarbeit besonders für Kadermitarbeiter machten die Verwaltung attraktiv, so Wiedemann. Frauen werden gefördert. Der Anteil der Frauen in Kaderpositionen ist in Basel-Stadt von 22 Prozent (2004) auf 36 Prozent (2019) gestiegen. Und es gebe Jobsharing (also Co-Leitungen) in Kaderpositionen, streicht Wiedemann heraus: So teilen sich im Basler Naturhistorischen Museum zwei Männer die Stelle. Und zwei Frauen leiten gemeinsam die Basler Kulturabteilung. Frauenförderung und Chancengleichheit sei in der Basler Verwaltung schon lange umgesetzt, betont Wiedemann. Es gebe kaum Lohnunterschiede mehr zwischen Mann und Frau.

 

Personalpolitik und Führungsprinzipien werden neu ausgerichtet

Es zeichnet sich ein Kampf um die laufend geringere Anzahl von Arbeitskräften ab. «Dieser Kampf hat schon begonnen», präzisiert Nydegger. «Seit zwei Jahren haben wir eine demografische Lücke. Es gehen mehr Menschen in Pension als nachrücken. Das haben viele Leute noch gar nicht begriffen.» Folglich wird die Personal- und Führungsentwicklung in der Stadt Bern aktuell neu ausgerichtet. Dabei folgt man den Prinzipien der Positiven Psychologie. Sämtliche Personal-Management-Prozesse orientieren sich demnach an vorhandenen Stärken. «Nebst den bereits hohen Werten in Sachen Sinnhaftigkeit und Arbeitsklima soll diese Ressourcen-Orientierung dazu beitragen, die Arbeitszufriedenheit weiter zu stärken», erklärt Nydegger. Zudem will die Berner Stadtverwaltung vermehrt Frauen, Menschen mit Beeinträchtigungen, und in der Schweiz wohnhafte Ausländer rekrutieren. Und sie setzt auf die älteren Mitarbeitenden. Das Reglement der Personalvorsorgekasse der Stadt Bern habe man bereits geändert, so Nydegger, damit Staatsangestellte auch im Pensionsalter freiwillig weiterarbeiten dürfen. Weitere Flexibilisierungen folgen. Viele Pensionierte seien mit dem sogenannt «wohlverdienten Ruhestand» nämlich unzufrieden und wollten gerne weiterarbeiten, wenn auch in Teilzeit.

«Ich will die ganze Führungsausbildung umkrempeln», sagt Andrea Wiedemann, die seit zehn Jahren die basel-städter ZPD leitet. Für die kommende Zeit seien ganz andere Fähigkeiten wichtig. Die jüngere Generation denke weniger in Hierarchien und wolle eine sinngebende Arbeit ausführen. Darauf seien die bisherigen Führungskurse noch nicht ausgerichtet. «Mein Ziel ist es, dass nicht nur Frauen, sondern auch viel mehr Männer in Kaderfunktionen auf Teilzeitarbeit setzen», sagt Wiedemann. Verwaltungen sollen sanft revolutioniert werden. Die Basler Regierung hat letztes Jahr 1,5 Millionen Franken für das Projekt «HRM 2020» akzeptiert, das die ZPD in diesem Jahr schrittweise umsetzt.

Nicht alle Verwaltungen sind soweit. Wo die Stadt Bern ausführliche Unterlagen erstellt hat, schreibt die Berner Kantonsverwaltung (12‘600 Stellen): «Über genaue Personalbestandszahlen zu Fach- und Kaderleuten verfügen wir nicht. Gestützt auf die Angaben der letzten beiden Personalbefragungen gehen wir davon aus, dass rund ein Viertel aller Kantonsmitarbeitenden eine Vorgesetzten-Funktion haben.» Auch die Berner Kantonsverwaltung ist sich bewusst, dass etwa ein Drittel des Staatspersonals in den nächsten Jahren pensioniert wird. Auf die besondere prekäre Arbeitsmarktsituation in der Bundeshauptstadt weist der wissenschaftliche Mitarbeiter Personal-Controlling, Bruno Schaller, hin: «Der Kanton Bern als Arbeitgeber konkurriert am Standort Bern nicht nur mit der Stadtverwaltung, sondern auch mit der Bundesverwaltung und den bundesnahen Betrieben (SBB, Post, Swisscom, etc.).» Eine Laufbahn in der Verwaltung habe bislang einen Nachteil, so Schaller: «Die Erfahrung aus Personal- und Austrittsbefragungen zeigen, dass vor allem mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten von den Mitarbeitenden jeweils kritisch beurteilt werden.» 

 

Situation in Chur: Mangel bei Lehrkräften

Bei der Churer Stadtverwaltung (1‘400 Staatsangestellte) macht sich die Leiterin des Personaldiensts, Claudia Stebler, Überlegungen, wie dem demografischen Wandel begegnet werden könnte. Der Abgang der Babyboomer werde sich in Chur vor allem bei den Lehrkräften bemerkbar machen, sagt sie: «Wir haben viele Lehrpersonen, die seit Jahrzehnten an Schulen unterrichten und bald ins Pensionsalter kommen.» Schon seit einiger Zeit mache sich der Mangel an Fachkräften bemerkbar. Es sei schwieriger geworden, qualifizierte Personen etwa für IT, soziale Berufe und Projektleitungen zu gewinnen, so die Leiterin des Personaldiensts. «Mir ist bewusst, dass sich der Arbeitsmarkt in den nächsten Jahren verändern wird. Wir haben aber noch ein paar Jahre Zeit und sollten nichts übereilen.»


Als Massnahme denkt Claudia Stebler beispielsweise an eine Flexibilisierung des Pensionsalters zwischen 60 bis 70 Jahren. Heute werden Frauen und Männer in der Churer Stadtverwaltung mit 65 Jahren pensioniert. Wer gesundheitlich kann, soll bald auch über 65 weiterarbeiten können. Zudem sollte die Stadtverwaltung ihre Angestellten ausbilden und den Nachwuchs fördern. Das sind Claudia Steblers persönliche Gedanken, wenn sie sich vorstellt, wie sie die Abgänge in den kommenden Jahren ersetzen soll. Der politische Prozess ist in der Stadt Chur noch nicht angelaufen.

 

Graubünden denkt an Flexibilisierung des Rentenalters

Auch im Kanton Graubünden setzt die Diskussion erst ein, wie die Arbeitsbedingungen des Staatspersonals geändert werden sollen. „Noch sind wir in der glücklichen Lage, dass die Bündner Verwaltung als guter Arbeitgeber angesehen wird“, sagt der stellvertretende Amtsleiter Roger Danuser (3‘700 Staatsangestellte). Zu den Massnahmen, um einen Personalnotstand abzuwenden, äussert er sich vorsichtig. Wünschenswert wären für ihn beispielsweise die Flexibilisierung des Rentenalters und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle. Einen kleinen Erfolg kann er schon verbuchen: Die Regierung des Kantons Graubünden ist einverstanden, dass alle künftigen Stellenausschreibungen wenn immer möglich als Teilzeitstellen ausgeschrieben werden. 80-100 Prozent soll in möglichst vielen Job-Inseraten der kantonalen Verwaltung stehen. Für weitergehende Schritte muss die Kantons-Regierung das Bündner Kantonsparlament (Grosser Rat) befragen. Voraussichtlich im Oktober diskutiert der Grosse Rat, ob beispielsweise Home-Office (Arbeiten am Computer von zu Hause aus) eingeführt werden soll. Bis das Kantonsparlament die Personal-Gesetze ändere, werde es zwei bis drei Jahre dauern, schätzt Roger Danuser. Doch das Personalamt diskutiert bereits, wie man auf den kleiner werdenden Arbeitsmarkt reagieren könnte. So haben das Personalamt mit dem Finanzdepartement ein Projekt-Team «Entwicklungs-Schwerpunkt-Programm» eingesetzt. Dort werden jetzt schon Ideen diskutiert, die dann in den politischen Prozess einfliessen sollen. Auf den künftigen Leiter des Graubündner Personalamts, Fernando Guntern, kommen also grosse Aufgaben zu, wenn er dieses Amt nächstes Jahr übernimmt. «Letztlich entscheidet immer das Parlament», hält Roger Danuser fest.

 

St. Gallen will mobil-flexibles Arbeiten fördern

«Das Thema Demografie ist bei uns seit einiger Zeit auf dem Radar», sagt auch der Leiter des Personalamts des Kantons St. Gallen, Primus Schlegel, der für 6‘400 Staatsangestellte zuständig ist. Das Personalamt will daher den Bedürfnissen jüngerer Generationen nachkommen: Flexible Arbeitszeiten, sowie die Möglichkeit, Beruf und Familie zu vereinbaren seien vorhanden. «Als weitere Stossrichtungen könnten wir mobil-flexibler Arbeitsformen fördern – auch an dezentralen Standorten – und Wiedereinsteigerinnenzurückgewinnen. Wir können uns auch Massnahmen vorstellen, um das Wissen innerhalb der Verwaltung zu sichern», blickt Schlegel in die nähere Zukunft.Auch St. Gallen setzt auf Frauen, insbesondere auf Wiedereinsteigerinnen, um Personallücken zu füllen. Bei der Stadtverwaltung von St. Gallen (2‘000 Staatsangestellte) bestätigt Personalleiter Ernst Wälter: «Es ist schwieriger geworden, Top-Stellen zu besetzen.» Zugleich warnt er: «Wir können uns nicht leisten, Leute auf Vorrat aufzubauen.»

Verschiedene Vorschläge, wie die Verwaltung verändert werden könnte, sind also vorhanden. Noch dieses Jahr werden einige Parlamente entscheiden müssen, ob sie der neuen Ausrichtung ihrer Verwaltung zustimmen und entsprechende Gelder dafür bewilligen.

 

Zürich: Besetzung von Jobs ist eine Herausforderung

«Die Besetzung aller Stellen wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren eine Herausforderung sein, vor allem dort wo wir in direkter Konkurrenz zu anderen ähnlichen Arbeitgebern stehen», heisst es bei der Zürcher Kantonsverwaltung (30‘000 Staatsangestellte). Roger Keller, der Medienbeauftragte der Zürcher Finanzdirektion, schreibt auf Anfrage: «Allerdings ist die Personalrekrutierung beim Kanton Zürich, auch auf Grund seiner Grösse, nicht zentral organisiert, sondern Sache der einzelnen Direktionen. Deshalb können wir auf einige Fragen keine repräsentativen Antworten geben. Der Grund liegt zur Hauptsache darin, dass die Anforderungen, Bedürfnisse und Berufsbilder in den einzelnen Direktionen und Ämtern äusserst unterschiedlich sind. Entsprechend haben die Direktionen – in engem Austausch miteinander – auch unterschiedliche Strategien.»

Die Zürcher Stadtverwaltung (27‘900 Mitarbeitende) reagiert mit der Strategie «Zürich 2035» auf den demografischen Wandel und soll sich verändern. Ursula Hess, Leiterin Personal-Kommunikation und -Marketing der Stadt Zürich sagt: «Über die ganze Stadtverwaltung hinweg ist bei den Männern die Altersgruppe der 53-Jährigen am stärksten vertreten, bei den Frauen betrifft dies die 52-Jährigen.» Allerdings sei die Altersstruktur bei den einzelnen Departementen sehr unterschiedlich. Die Stadt Zürich will ihre Führungsinstrumente weiterentwickeln und den Altersrücktritt flexibilisieren – nicht nach unten, sondern auch nach oben: Es gibt einen Pilotversuch zur Anstellung und Weiterbeschäftigung von Angestellten, nachdem sie das 66. Altersjahr beendet haben. Damit will die Stadt Zürich den Fachkräftemangel vermindern, und Wissen sicherstellen. Nicht nur in Zürich ist Personal bei Pflegeberufen, IT und Technik knapp. Die Zürcher Stadtverwaltung setzt auf Frauen, wie Ursula Hess schreibt: «Auch Quereinsteigerinnen und –einsteiger haben Chancen. Dies zeigt das Beispiel der Trampilotinnen/Trampiloten der VBZ.»

 

Handlungsempfehlungen

Die Untersuchung der Unternehmensberatung PwC zum Fachkräftemangel im Öffentlichen Dienst gibt verschiedene Handlungsempfehlungen, um die Situation zu verbessern, darunter Steigerung von Arbeitsproduktivität und Verbesserung der Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit des öffentlichen Dienstes, erfolgreichere Fachkräftegewinnung und bessere Bindung bestehender Fachkräfte. Viele der erforderlichen Maßnahmen sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. «Ein vorausschauender Einsatz der vorgeschlagenen Instrumente ist jedoch unerlässlich, wenn die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Hand nicht auf’s Spiel gesetzt und letztlich höhere Ausgaben vermieden werden sollen, die aufgrund akuten Personalnotstands entstehen», schreiben die Studienautoren. Zu den wichtigsten Massnahmen gehört demnach die Sicherung und Verbesserung der Arbeits­ und Erwerbsfähigkeit, die Vermeidung von Engpässen durch Digitalisierung und modernes Wissensmanagement. Ausserdem müsse künftig das Potenzial älterer Menschen besser genutzt werden.


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