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Interne Kommunikation digitalisieren – doch wie?

Die Corona-Pandemie hat auf einen Schlag gezeigt, wo die Defizite in Unternehmen liegen. Haben Unternehmen es bisher versäumt haben, die interne Kommunikation zu digitalisieren, fällt dies nun schmerzhaft auf. Wie kann die Umstellung auf digitale Kanäle wie Social Intranets nachhaltig gelingen?
12. Juni 2020 - Jan Marius Marquardt

Immer noch arbeiten viele Mitarbeiter von zu Hause aus. Der Virus wirkt nach wie vor; der persönliche Kontakt bleibt auch nach dem Lockdown eingeschränkt. In dieser Sondersituation rückt der Bedarf nach funktionierender interner Kommunikation in den Fokus eines jeden Unternehmens. Und in der Regel landet dieses Thema früher oder später auf dem Schreibtisch der HR-Verantwortlichen. Angesichts der Distanzgebote sind vor allem digitale Kommunikationskanäle gefragt, die neben der Informationsverbreitung auch erlauben, dass sich Mitarbeiter bilateral oder in Gruppen austauschen.

 

Die interne Kommunikation digitalisieren – doch wie?

Die aktuelle Situation verdeutlicht, was die interne Kommunikation tagtäglich leisten muss. Gerade in der Anfangszeit war es aufgrund der neuen räumlichen Trennung oft schwierig, lückenlos zu kommunizieren. Denn durch die physische Trennung kann das Teamgefühl und die normale Verbundenheit fehlen. Klassische Teammeetings in der gewohnten Form fallen genauso weg wie der Plausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Büroflur. Um das Zusammengehörigkeitsgefühl dennoch herzustellen, sind digitale Tools gefragt. Anbieter dafür gibt es glücklicherweise zahlreiche, sodass jedes Unternehmen die interne Kommunikation nach ihren Bedürfnissen digital gestalten kann.

Schon wenige Tools können helfen, räumliche Distanzen zu überwinden. So sollte beispielsweise ein einfaches Chat-Programm zur Grundausstattung gehören, denn der informelle Charakter lässt schnellen und unkomplizierten Austausch zu – auch abseits von Arbeitsthemen. Auch das gute alte Telefon ist natürlich für den Austausch bestens geeignet. Generell sollte man lieber einmal mehr zum Hörer greifen, als komplexe Themen in seitenlangen E-Mails zu erklären. Auch Videotelefonate sind sinnvoll, denn sich beim Telefonieren zu sehen, kann die gefühlte Distanz vermindern. Zu gelingender digitaler Kommunikation gehört jedoch noch mehr – auch kontinuierliche und transparente Informationen durch die Geschäftsleitung sind essenziell. Dafür gibt es ebenfalls einen geeigneten digitalen Kanal: das Social Intranet.  

 

So wird die Einführung des Social Intranets ein Erfolg

Was genau ein Social Intranet von einem herkömmlichen Intranet unterscheidet, ist einfach erklärt. Während klassische Intranets überwiegend für Ankündigungen und Informationen an die Belegschaft gedacht sind („Top-Down-Kommunikation"), beinhaltet ein Social Intranet Aspekte und Funktionen von den bekannten Social Media Kanälen. Liken, Sharen und Kommentieren macht aus der einseitigen Kommunikation einen Platz für den virtuellen Austausch samt Interaktion und Feedback. Ausserdem sind häufig weitere Kommunikationstools wie der Direkt- oder auch Gruppenchat integriert. Ein Social Intranet ist mehr als eine Seite, auf der Informationen verbreitet werden. Es ist ein Medium für die tägliche Zusammenarbeit und somit ein idealer Kanal für professionelle, digitale Kommunikation.

Ein Social Intranet ist jedoch nicht automatisch ein Selbstläufer. Wenn eine Firma ein Social Intranet etablieren möchte, heisst das nicht, dass auch die interne Kommunikation wie von alleine reibungslos funktioniert. Grundvoraussetzung ist eine gute Strategie, die ausnahmslos alle einbindet und eine hohe Partizipation fördert. Doch wie motiviert die HR-Abteilung die Mitarbeitenden zur aktiven Teilnahme an Social Intranets?

Ganz wichtig ist es, insbesondere am Anfang, das neue Social Intranet bekannt zu machen. Über die bestehenden Kanäle wie Newsletter, der Mitarbeiterzeitung oder auch dem alten Intranet können die Verantwortlichen die neue zentrale Plattform ausführlich vorstellen. Dies sollte regelmässig und kontinuierlich erfolgen, damit die Mitarbeiter das Social Intranet über einen längeren Zeitraum ausprobieren und dessen Funktionen schätzen lernen. In Nicht-Krisenzeiten sind auch analoge oder digitale Informationstafeln im Eingangsbereich des Büros oder der Kantine ein gutes Medium, um Werbung für die neue digitale Kommunikationsheimat zu machen. Genauso sollte jede Kollegin und jeder Kollege Zugriff auf ausführliches Informationsmaterial haben. Auch kurze Videos können einzelne Funktionen oder Möglichkeiten verständlich erklären. All dieses Material kann die HR-Abteilung beispielsweise schon über den neuen Kanal bereitstellen. So lernen die Mitarbeiter das Social Intranet als neues Tool und digitale Heimat für alle wichtigen Informationen kennen.

 

Social Intranets als zentraler Feedbackkanal

Im Rahmen der Kommunikationsmassnahmen zur Einführung des Social Intranets sollten HR-Verantwortliche besonders die Vorteile für die tägliche, digitale Kommunikation hervorheben. Wichtige Pluspunkte sind die Möglichkeit, Feedback zu geben und sich auszutauschen. Besonders in Krisenzeiten ist das Bedürfnis danach gross. Wenn Mitarbeiter zu Beginn noch nicht an diese Funktionalitäten gewohnt sind, sollte man sie langsam heranführen. So kann beispielsweise eine Gruppe an Key-Usern mit gutem Beispiel vorangehen und viele Beiträge liken, teilen und kommentieren. Ausserdem helfen Fragen in den Posts, um Nutzer zum Kommentieren zu animieren. Die Belegschaft sieht, dass das Feedback nicht einfach ins Nichts führt, sondern tatsächlich beachtet wird. Regelmässige Postings erhöhen die Relevanz der Plattform. Übrigens dürfen gerade in der aktuellen Zeit auch “Nicht-Krisen”-Themen auf keinen Fall fehlen.

 

Besonders praktisch und relevant ist die Feedbackfunktion bei Informationen vom Managements, die viele Mitarbeiter betreffen – beispielsweise Massnahmen zur schrittweisen Wiedereröffnung des Büros, um beim aktuellen Beispiel zu bleiben. Diese sollten ruhig von der Geschäftsführung selbst veröffentlicht werden: So entsteht Nähe zwischen allen Hierarchieebenen. Höchstwahrscheinlich treten dazu Fragen auf. Im Social Intranet können Mitarbeiter diese sowie ihre Sorgen und Wünsche einfach unter einem Post der Geschäftsführung veröffentlichen, die wiederum für alle sichtbar darauf reagieren kann. So spart man viele einzelne E-Mails und räumt Unsicherheiten von Anfang an aus dem Weg.

 

Fazit

Interne Kommunikation muss auch digital funktionieren, das ist den meisten Unternehmen spätestens in der jetzigen Situation klargeworden. Moderne Software-Lösungen wie Social Intranets können enorm helfen: Sie vereinbaren wichtige Funktionalitäten und ermöglichen es einem Unternehmen, digital zu informieren. Gleichzeitig eröffnen Social Intranets einen digitalen Feedbackkanal. Dieser mag manche Unternehmen vor Herausforderungen stellen, denn nicht alle Geschäftsführer sind den direkten Austausch mit ihren Mitarbeitern gewohnt. Somit ist ein Social Intranet nicht zwangsläufig für jedes Unternehmen der geeignete Kanal für interne Kommunikation. Für alle, die direkter Kommunikation zwischen den Ebenen offen gegenüber stehen, kann es jedoch positive Effekte bringen. Jedoch immer unter der Voraussetzung, dass eine gute Strategie im Hintergrund steht und die Plattform intensiv genutzt wird. 

 

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Für Interessierte bietet Coyo, einer der nach eigenen Angaben führenden Social Intranet-Anbieter aus Deutschland, noch bis zum 30. Juni eine kostenlose Testphase seines Produkts an. Unternehmens können Coyo‘s Social Intranet nach der Anmeldung für drei Monate kostenfrei testen und sich danach entscheiden, ob das Tool für ihre interne Kommunikation geeignet ist.


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