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So schafft Zeiterfassung Mehrwert

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen, so ein aktuelles Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Wie kann die Leistungserfassung an flexible Einsatzzeiten der Mitarbeitenden angepasst werden?
12. November 2019 - PD/MIG

Arbeiten werden vermehrt unterwegs oder von Zuhause aus, in unregelmässigen Tages- und Nachtzeiten geleistet. Dabei verpflichtet der Gesetzgeber im Arbeitsgesetz die Unternehmen dazu, Arbeits- und Ruhezeitvorschriften einzuhalten und bei Bedarf den entsprechenden Nachweis zu erbringen. Damit eine umfassende und lückenlose Zeiterfassung umgesetzt werden kann, müssen Mitarbeitende ein geeignetes Instrument nutzen können.

 

Personaleinsätze planen

Mit einem ausgereiften System können Unternehmen aus der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einige Vorteile gewinnen. So registrieren zeitgemässe Lösungen heute nicht nur das «Kommen und Gehen». Ist eine Zeiterfassung in ein ERP-System integriert, lassen sich daraus zusätzliche Vorteile erzielen. So werden beispielsweise mit der Zeiterfassungslösung von Abacus nicht nur Ein- und Ausgangszeiten registriert, sondern es lassen sich auch Personaleinsätze planen, Leistungen erfassen sowie Spesen und Reisekosten abrechnen. Auch können damit Absenzen verwaltet werden. Gleit- und Überzeiten sowie Feriensaldi sind jederzeit für die Mitarbeitenden in Echtzeit ersichtlich. So wird nicht nur Transparenz über die Arbeitseinsätze geschaffen, sondern die dazugehörigen Prozesse lassen sich automatisieren wie beispielsweise die automatische Auszahlung der Überzeit über die Lohnsoftware.

 Die Abbildung von Gesamtarbeitsverträgen ist bei moderner Zeiterfassungssoftware ein Muss, genauso wie auch die Unabhängigkeit vom benutzten Eingabegerät. So spielt es keine Rolle, ob Mitarbeitende ihre Zeiten auf einem Smartphone unterwegs, am Notebook zu Hause oder am fix installierten Terminal im Büro registrieren, da alles und alle miteinander verbunden sind.

 

Digitale Stempeluhr

Herkömmliche Stempeluhren haben endgültig ausgedient. Mit modernen Lösungen, bei der das Apple-Tablet iPad als Erfassungsterminal dient, ist die nahtlose Integration erfasster Daten ins ERP-System sichergestellt. Mehrere Terminals lassen zum Beispiel bei der Abacus-App AbaClocK via Cloud miteinander verbinden, so dass sich Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten eines Betriebs an- und abmelden können. Die Identifikation der Mitarbeitenden für die Registrierung der Kommen-/Gehen-Zeiten am Terminal erfolgt über Chipkarten beziehungsweise Badges.

 

Mobile Arbeitszeiterfassung

Zeitgemässe Smartphone-Apps sind auf eine ortsunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten zugeschnitten. Lösungen wie die mobile Arbeitszeiterfassung «AbaCliK» enthalten auch sogenannte Employee-Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeits-, Soll- und Gleitzeiten sowie Feriensaldi abfragen können. Zudem können über die App auch Absenzen oder Ferien beantragt, Spesen erfasst, Personalstammdaten aktualisiert und aktuelle Lohnabrechnungen eingesehen werden.

 

Mitarbeiter-Portal

Auch über ein Mitarbeiterportal wie zum Beispiel «MyAbacus» sind Mitarbeitende in der Lage, ihre Arbeitszeiten via Browser an ihrem Arbeitsplatz zu erfassen. Damit sie jederzeit über die Saldi wie etwa Gleitzeit und Feriensaldo informiert sind, steht eine Übersicht zur Verfügung. Zu den erfassten Stunden können ein Monatsrapport und eine Absenzenübersicht aufbereitet werden. Das bietet insbesondere Vorgesetzten die Möglichkeit, Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren. Mitarbeitende wiederum sind leicht in der Lage, Anträge für Abwesenheiten zu erfassen oder Adressdaten zum Beispiel bei einem Wohnungswechsel anzupassen.

 

In Echtzeit Zugriff auf wichtige Daten

Eine moderne Zeiterfassungsplattform wie sie zum Beispiel Abacus anbietet schafft für ein Unternehmen Rechtssicherheit und administrative Entlastung. Dank der vollständigen Integration hat das HR auf alle Daten der Mitarbeitenden in Echtzeit Zugriff. Arbeitsstunden inklusive Überstunden und Überzeit werden getrennt voneinander und somit leicht nachvollziehbar dargestellt. Eine Überzeit kann direkt über den Lohn ausbezahlt werden. Bei Bedarf lässt sich ein Zeitnachweis zusammen mit der Lohnabrechnung verschicken.

 

 


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